Gestion de projet : Pourquoi commencer par un diagnostic

Imaginez une infirmière-chef à qui l’on signale un problème de surcharge dans son unité. Les équipes sont épuisées, les délais s’allongent et la tension est palpable. La solution semble évidente : il faut embaucher.

On lance le recrutement, de nouvelles recrues arrivent en renfort... et pourtant, rien ne change. La pression demeure, les horaires restent instables et les irritants persistent.

La solution était-elle mauvaise, ou avons-nous simplement sauté une étape essentielle ?

Le piège du « mode solution » en gestion de projet

Lorsqu’un enjeu surgit, notre réflexe naturel est l’action immédiate. En gestion de projet, cette envie de corriger et d’avancer est compréhensible, mais elle est souvent contre-productive.

« Vouloir résoudre un problème sans l'analyser, c'est comme soigner une plaie sans retirer l'écharde qui l'a causée. »

Sans une phase d’identification claire, une solution n'est qu'une hypothèse. Dans notre exemple de l'unité de soins, le vrai problème n'était peut-être pas le nombre d'infirmières, mais plutôt :

• Une mauvaise répartition des tâches ;
• Une gestion des horaires déficiente ;
• Des processus administratifs lourds ;
• Un manque de communication inter-équipes.

Le diagnostic : l'examen clinique de votre organisation

En méthodologie de projet, le diagnostic permet de comprendre la situation réelle avant d’intervenir. Il ne sert pas à trouver des solutions prématurées, mais à :

Comprendre ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas ;

Identifier les causes profondes (et non les symptômes) ;

Clarifier les priorités stratégiques ;

Définir des objectifs de performance réalistes.

La feuille de route : les 3 phases d'une méthodologie efficace

Pour bâtir un projet solide et durable, il est crucial de suivre une structure rigoureuse. Voici les étapes clés de la « route 2.0 ».

Phase 1 : Le diagnostic (la réflexion structurée)

C’est ici que la discipline est la plus difficile, car la tentation de passer au « comment » est forte.

• Étape 1 : Établir la problématique. Décrire la situation de façon factuelle. Pourquoi ce projet est-il nécessaire maintenant ?

• Étape 2 : Identifier les causes. Pourquoi ce problème existe-t-il ? Utilisez la méthode des « 5 pourquoi » ou le diagramme d'Ishikawa.

• Étape 3 : Définir les objectifs. Utilisez la méthode SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes, temporels).

• Étape 4 : Analyser les bonnes pratiques. Observez ce qui se fait ailleurs dans votre secteur ou dans d'autres.

• Étape 5 : Analyse FFOM. Identifiez vos forces, faiblesses, opportunités et menaces pour sécuriser vos décisions.

Phase 2 : Le comment (le mode solution efficace)

Une fois le diagnostic validé, l'action devient enfin pertinente.

• Étape 6 : Remue-méninges. Explorez toutes les idées sans filtre. La créativité doit précéder la sélection.

• Étape 7 : Identification des tactiques. Choisissez les actions qui répondent directement aux causes identifiées.

• Étape 8 : Mise en œuvre. Définissez les responsabilités, les échéanciers et les indicateurs de suivi (KPI).

Phase 3 : Le déploiement (la pérennisation du projet)

Une phase souvent négligée, mais pourtant critique pour l'adhésion des équipes.

• Étape 9 : Implantation. Intégrez le projet dans le quotidien et accompagnez la gestion du changement.

• Étape 10 : Suivis. Ajustez le tir rapidement avant que les nouveaux irritants ne s'installent.

• Étape bonus : Évaluation. Analysez les résultats pour capitaliser sur les apprentissages futurs.

Conclusion : optimiser la réussite de vos projets

En gestion de projet, agir vite ne veut pas dire agir bien. La véritable efficacité commence par une pause : celle nécessaire pour comprendre avant d'agir.

Personne n'accepterait de commencer un traitement médical lourd sans un examen clinique préalable. Pourquoi accepterions-nous de lancer nos projets d'affaires de cette façon ?